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La journée vient à peine de commencer et il faut penser à plein de choses :

• Emmener les enfants à l’école
• Tondre la pelouse
• Réparer la poignée de porte cassée
• Faire les courses au supermarché
• Passer l’aspirateur
• Nettoyer la voiture
• Mettre en route une machine à laver
• Payer les factures
• Appeler vos amis pour planifier la soirée
• Passer le Karcher sur la terrasse
• Mettre de l’essence dans la voiture
• Aller chercher les enfants à l’école
• Les aider pour leurs devoirs …

Mais où trouver le temps de faire tout cela ?

En plus tous les jours de nouvelles tâches s’ajoutent à ce que vous devez faire.

Pourtant, vous n’êtes pas spécialement désorganisé. Mais penser à tout, sans rien oublier, cela devient compliqué.

Vous avez l’impression d’être submergé, la tête sous l’eau, sans avoir un moment à vous, pour vous. Juste pour faire ce dont vous avez envie.

Vous avez l’impression que vous courez toute la journée. Pourtant, à la fin de la journée, vous n’avez pas l’impression d’avoir réussi à faire grand-chose. Mais vous êtes quand même fatigué.

Mais y-a-t-il des solutions ?

Nous avons souvent pleins de tâches à exécuter dans notre environnement de travail. Nous sommes sans cesse sollicité pour :

• Répondre au mail,
• Organiser des réunions,
• Faire du tri de notre boite de réception,
• Répondre aux sollicitations des collègues ou d’un fournisseur,
• Commencer sur un nouveau dossier alors que le précédent n’est pas terminé,
• Rédiger une note de service,
• Répondre au téléphone,
• Recevoir un candidat ou un nouveau prestataire,
• Aider un collègue qui ne sait pas utiliser l’outil de l’entreprise…

Il y a toujours de nouvelles tâches qui viennent s’insérer ou de nouvelles urgences. C’est peut-être un collègue qui vous demande un service ou votre patron qui vous demande de faire des choses en plus. Et bien sûr, ça ne peut pas attendre. Cela doit se faire immédiatement.

En fin de journée, que nous nous rendons compte que nous n’avons pas réussi à réaliser toutes les tâches que nous pensions pouvoir faire.

Résultat, nous sommes contraints de les reporter au lendemain ou de les replanifier.

Alors comment tout faire ?

Ça y est, je suis décidé à faire construire ma maison. C’est un joli projet et je vais pouvoir avoir la maison de mes rêves. Je me vois déjà sur ma terrasse, en regardant mon jardin avec l’odeur de mon barbecue qui me chatouille les narines.

 Mais par quoi commencer ?

 Il faut que j’aille voir le banquier pour savoir combien je peux emprunter,

• Il faut que je trouve le terrain,
• Il faut que je trouve le constructeur,
• Il y a aussi les plans de la maison à faire,
• Est-ce que je vais faire des travaux moi-même pour que cela me coûte moins cher ?
• Il faut que je pense au préavis de mon appartement,
• Quel type de fenêtre vais-je mettre ?
• Quel carrelage vais-je choisir ?
• De quelle couleur vais-je faire les murs ?

Il y a tellement de choses à penser que je suis sûr d’en oublier.

 Comment faire ?

Est-ce que je vais y arriver ?

Est-ce que je ne prends pas d’énorme risque financier ?

 Toutes ces tâches et ces questions sèment le doute dans nos projets. Il y a même certains projets que je n’entreprends pas, car je suis déjà découragé avant de commencer :

• Trop compliqué,
• Trop gros
• Je ne m’en sens pas capable.

Mais combien y a-t-il de projets que je n’ai pas faits ou que j’ai abandonnés avant de commencer ?

Il existe aujourd’hui plusieurs façons de se dégager du temps. Car le but est bien de pouvoir se dégager du temps pour nous permettre de consacrer plus de temps à notre famille ou à nos loisirs et nos passions.

Les deux axes principaux pour gagner du temps sont :

• Automatiser les tâches répétitives et ingrates : nous avons tous des tâches quotidiennes ou hebdomadaires qui nous prennent du temps (nettoyer, tondre …). La répétition de ces tâches ne nous apporte pas plus de compétences et ne nous rend pas meilleurs. Il est donc important de limiter leurs impacts sur notre temps. 

• Il faut améliorer son organisation : peu de gens pensent à optimiser ses tâches. Et pourtant beaucoup sont surpris par le temps que l’on peut dégager, avec peu d’efforts, en optimisant simplement nos tâches. Une optimisation qui ne nous fait pas perdre en qualité. Bien souvent, c’est le contraire.

Nous sommes souvent sollicités par de nouvelles tâches dans notre environnement professionnel. En plus de nos tâches récurrentes, qu’elles soient quotidiennes ou hebdomadaires, il s’ajoute fréquemment de nous sujet, plus ou moins important.

Il est donc important dans notre environnement professionnel d’avoir une méthode et une organisation qui puisse prendre en compte ces aléas.

Cette méthode doit permettre non seulement de traiter nos tâches récurrentes, mais aussi de prioriser et de classer les nouvelles sollicitations.

C’est en mettant en place ce type de méthode que nous sommes en capacité d’avancer rapidement et efficacement.

Il faut prioriser nos différentes actions à faire en fonction de l’importance du sujet, de sa criticité, mais aussi du temps nécessaire pour le traiter.

La mise en place et la réalisation d’un projet, qu’il soit personnel ou professionnel demande non seulement une organisation, mais aussi une méthode.

Il faut savoir :

• Organiser ses tâches : les prioriser, gérer les nouvelles tâches qui arrivent,
• Les planifier : Les placer dans le temps en gérant leur interdépendance,
• Mettre en place des repères : Créer des KPI, des indicateurs de succès ou d’échec,
• Savoir s’adapter : Tout en gardant son objectif, il faut prendre en compte son environnement,
• Gérer son mental : ne pas se laisser entrainer par le découragement et tenir sur la longueur.

Pour bien gérer votre projet, il faut mettre en place ce qui permet la réussite au quotidien (personnel ou professionnel), mais aussi une méthode et un mental. Il existe plusieurs méthodes pour gérer son projet. En mixant la méthode Agile et Prince2 (liens affiliés), nous pouvons construire une méthode qui permet de s’organiser tout en gardant la flexibilité nécessaire à la réussite.

L’organisation est un point important pour réussir ses objectifs. Cela permet de définir ses priorités, ses stratégies, les étapes à franchir. Ainsi, on peut anticiper les différents événements à surmonter.

Nous avons trop tendance à penser que seule notre capacité de travail permet d’atteindre ses objectifs. Même si elle participe à notre réussite, il est important de savoir choisir, de savoir utiliser et mettre en place les bons outils (Voir Savoir choisir ses outils d’optimisations). Ces outils sont là pour nous aider, nous faciliter la tâche, nous faire gagner du temps et réduire nos efforts.

On a tous tendance à penser qu’on est seul pour atteindre ses objectifs et c’est faux. Les retours d’expériences sont d’énormes atouts vers la réussite. Ces retours nous permettent de mieux comprendre les étapes, les actions qu’il faut réaliser ou non pour atteindre ses objectifs. C’est pour cela qu’il est important de prendre en compte le retour d’expérience des autres.