Je suis concentré et pourtant je perds du temps

AZ Perfect : Nous sommes tous trés sollicités.Difficile de rester concentré

Bonjour,

Quelle belle journée !!

Je me suis réveillé en forme ce matin, j’ai bien dormi. Je suis prêt pour une bonne journée de travail.
Je commence à me mettre à mon bureau. Ma tasse de café prête et j’ai déjà démarré mon ordinateur.
Je commence ma première tâche: rédiger la synthèse de notre réunion d’hier. Heureusement que j’ai pris des notes.

Tiens !! Mon collègue m’appelle, je lui réponds. Je l’aime bien. Il m’a appelé simplement pour me demander si j’avais fini ma synthèse de la réunion d’hier. Je lui ai répondu, qu’elle serait prête tout à l’heure.
Allez, je continue ma synthèse.

Une notification mail, c’est Nadine qui me demande quand je serais dispo pour que je l’appelle.
Je lui réponds que normalement, j’ai fini dans une heure.

Je continue de rédiger ma synthèse. Alors, j’en étais où ?

Je relis donc mes notes, Ah oui j’en étais là ! Je continue donc.

Le téléphone sonne : C’est Nadine qui me demande si j’ai bien vu son mail ?
Oui je sais !! Vous en avez des collègues comme ça vous aussi !!
Je lui dis que je l’ai vu et je le rappellerai tout à l’heure. Bon, où j’en suis maintenant.

Heu, bon je vais me faire un petit café. Ça m’aidera à me concentrer. Ah oui c’est vrai, il ne faut pas que j’oublie de passer au pressing ce soir.
Je me remets au travail. Ça y est j’ai presque fini.

C’est quoi ce mail ?
C’est la réponse du client, qui nous informe qu’il nous préviendra quand il aura eu l’accord de sa direction.

Je finis par envoyer ma synthèse à 11h30.

J’attaque donc ma deuxième tâche. Et j’enchaîne mes tâches les unes après les autres, parsemées de mails auxquels je réponds, des coups de téléphone, des SMS de ma famille et cela jusqu’à ce que je parte au travail.

En rentrant chez moi, je repense au nombre de tâches que j’ai réussi à effectuer durant la journée. J’ai vraiment l’impression que je n’ai pas été productif et que je n’ai pas réussi à faire tout ce que je pensais pouvoir faire.

Ça nous ai tous arrivé de faire ce constat, non ?
Peut-être que je ne suis pas très doué ou pas du tout organisé ?
Pourtant on était bien parti. On était en forme, bien reposé. Mais que s’est-il donc passé ?

C’est simple !

Vous avez perdu régulièrement votre focus. Tout au long de la journée, vous avez été distrait par des petites interruptions, si petites et si nombreuses que l’on ne se souvient même pas de toutes. Mais voilà, une interruption, quelle qu’elle soit, nous fait perdre le focus.
Elle demande à notre cerveau de s’arrêter d’être concentré sur la tâche actuelle et de basculer sur une autre tâche. Nous demandons alors un effort important à notre cerveau. D’autant plus, il faut savoir, qu’il nous faut à peu près entre 20 minutes et 25 minutes pour nous permettre d’être reconcentré au même niveau (Voir les travaux de Gloria Mark)
En fin de journée, quand on cumule ces différentes interruptions, on s’aperçoit que notre cerveau a été très sollicité pour des choses peu importantes et que l’on a perdu 2H45 d’efficacité pour nous reconcentrer.

Pour être le plus efficace possible, il est important de ne pas se laisser distraire par ces petites interruptions. En regardant de plus près, nous nous apercevons qu’il y a souvent peu d’urgences à traiter qui nécessiterait d’arrêter la tâche sur laquelle nous sommes concentrés.

Il nous faut donc, s’isoler au maximum. Ne traiter nos mails qu’à la fin de chaque tâche ou chaque sous tâche, globalement. Ne répondre au SMS et rappeler les personnes qui ont essayé de nous joindre qu’après avoir fini la tâche ou sous tâche en cours.
Nous pouvons aussi mettre en place un système de repérage des priorités et d’urgences (un son spécifique pour les notifications urgentes par exemple…).

Ces règles sont souvent issues du bon sens, comme le décrit l’American Genius

Si vous mettez en place cette façon de travailler quotidiennement, vous gagnerez 75% à 80 % de productivité.

Pour en savoir plus consulter :  INTERRUPTIONS ET PERTE DE TEMPS

AZ Perfect : Optimiser vos actions et organisez-vous

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